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[11-09]   来源:http://www.tommyzablan.com  办公技巧   阅读:448

用Word查找替换功能快速给文档分页,本站还有更多关于办公技巧,office教程,office入门,office教程开户送体验金无需申请的文章。
正文:

    从论坛发现了一个很好的教程集,便复制存放在一个文档里,本想打印出来细细品味,但文档中各篇文章首位相接,没有分页,如此草率打印,也未见完美。我大致翻看了一遍,发现文章编排有一个共同规律:都是以“第 中文简体数字 篇”开头,形式如图1。

   

    文档中共有100多篇文章,如果手工分页,那是相当麻烦的。既然有规律,word的“查找替换”就有用武之地了!下面便是用查找替换对各篇文章进行分页的具体步骤:

    1.执行“编辑”→“替换”,打开“查找和替换”对话框,在里面进行设置,如图2。

   

说明:

    在“查找内容”框中输入“(^13)(第[一二三四五六七八九十]{1,}篇)”,其中“()”用于分组,此处查找内容被分为两组;与^p一样,“^13”也代表段落标记,但在图2中“使用通配符”复选项被选中时,^p在“查找内容”框中不能使用,只能用“^13”。当首篇文章位于文档开头时,在此添加一个“^13”便可避免在首篇文章前添加分栏符(如果第一篇文章前还有前言,则另当别论);“[一二三四五六七八九十]”表示方括号中的任一字符;“{1,}”表示至少出现1个前一字符,此例中也可以使用“{1,5}”。

    在“替换为”框中输入“1^122”,其中“1”表示“查找内容”框中的第一项分组内容;“^12”代表分栏符;“2”表示“查找内容”框中的第二项分组内容。

    因为上面的“()”、“[]”、“{}”是通配符,所以在对话框中必须勾选“使用通配符”复选项。

    2.单击“全部替换”按钮,效果如图3。

   

    接下来,如果还想对每篇的文档的标题进行美化,可以继续进行如下替换,见图4。

   

    其中“替换为”框置空,单击“格式”按钮,分别设置段落为“居中对齐”,样式为“标题 2”,单击“全部替换”按钮,结果如图5。

   

    从本例可以看出word强大的查找替换功能,只要文档对于某项任务有规律可循,通过查找替换,就能化繁为简,把我们从原始的手工操作里解放出来,大大提高工作效率。

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